Projektisuunnitelma, ensimmäinen versio

Haaste

Projektimme aiheena on työelämän pelillistäminen. Pelillistämisessä käytetään pelien ja pelisuunnittelun elementtejä ja periaatteita osana muunnettua, uudenlaista ympäristöä. Yksi tunnettuimmista työelämän pelillistämisen muodosta on myyjien saamat provikat ja palkkiot myyntitulosten ja -lukujen perusteella. Mielenkiintoinen kysymys onkin, kuinka pelillistämistä voidaan soveltaa muilla työelämän osa-alueilla.

Tässä projektissa keskitytään pelillistämisen soveltamiseen ohjelmistoalan yrityksille, joissa käyttäjiä voivat olla esimerkiksi ohjelmistokehittäjät ja designerit. Tehtävänä on kehittää ideoita ja konsepteja pelillistämiselle sekä kokeilla ja testata niiden toimintaa. Työntekijät eivät kuitenkaan saa kokea oloaan paineenalaisiksi tai ahdistetuiksi pelillistämisen takia, vaan pelillisyyden tulee tukea ja innostaa työntekijöitä positiivisessa mielessä.

Asiakas

Projektimme asiakas on ohjelmistoalan startup-yritys Avoin.Systems. Työhyvinvointi on yritykselle tärkeää, ja pelillistäminen keinona tuttu ja muutenkin kiinnostava, minkä vuoksi Avoin.Systemsillä toivotaan työelämän pelillistämiseen perehtyvää projektia. Yrityksen tavoitteena on, että projektia voidaan sekä käyttää että jatkaa SCI-projektikurssin loputtua sisäisesti. Avoin.Systemsin työntekijät toimivatkin yhtenä ensimmäisistä testikäyttäjäryhmistämme. Loppukäyttäjänä ovat sekä Avoin.Systemsin että muiden työhyvinvointiin panostavien ohjelmistoyritysten työntekijät ohjelmistokehittäjistä ja designereista projektipäälliköihin.

Ongelman rajaus

Työssä käymisestä muodostuu helposti rutiininomaista, ja työpäivillä on usein sama rakenne, joka koostuu samanlaisista osista. Vaikka jokainen työpäivä olisi erilainen, jokaisessa päivässä on myös paljon samaa. Pelkkä intohimo omaa ala kohtan ei aina välttämättä riitä inspiroimaan työntekijöitä riittävästi rutiinien keskellä.

Projektin tavoitteena on luoda keino, jolla voi tuoda lisäinspiraatiota ohjelmistoalan työntekijälle ja siten parantaa työntekijän työhyvinvointia. Kohderyhmänämme ovat ohjelmistoalan työntekijät: kehittäjät, designerit ja projektipäälliköt. Vaikka tällainen peli voi hyvinkin olla sovellettavissa muihinkin toimistotyötehtäviin, rajaamme ne projektin ulkopuolelle. Lisäksi työelämän pelillistämisessä olisi mahdollista tarkastella hyvinkin spesifejä tapahtumia. Rajaamme tässä materiaalimme työtuntikirjauksiin sekä vapaaehtoisen hyvinvointikyselyn tuloksiin, jotta käsiteltävän datan määrä olisi sopiva projektin puitteisiin.

Potentiaalisia asiakkaita ovat keskikokoiset ja suuret ohjelmistoalan yritykset, jotka panostavat työhyvinvointiin kasvavassa määrin. Tuotteen suurin mahdollisuus on työntekijöiden piristäminen ja työhyvinvoinnin lisääminen, ja peli voikin innostaa työntekijää työelämässään ja auttaa jaksamaan paremmin. Tätä kautta myös työn tulokset voivat parantua työhyvinvoinnin kautta.

Tavoitteet

Tämän projektin tavoitteena on suunnitella logiikka työelämässä käytettävälle ja sitä tukevalle pelille. Lisäksi kehitetään demoversio pelistä ilmentämään sen toimintaa ja tarkoituksia. Tavoitteena on luoda työelämään perustuva pelimahdollisuus tuomalla peleistä tuttuja elementtejä ja rakenteita osaksi arkea. Projektilla pyritään lisäämään tavoitteellisuutta ja tervehenkistä tiimihenkeä työelämässä sekä tuomaan työntekijöille onnistumisen iloa.

Tuotteen kohderyhmänä ovat keskikokoiset ja keskisuuret ohjelmistotalot. Tällaisissa yrityksissä usein panostetaan hyvinvointiin, mikä ilmenee muun muassa osallistumisina erilaisiin työhyvinvointikyselyihin ja -kilpailuihin (mm. Great Place To Work) sekä niissä menestymiseen. Työntekijöiden hyvinvointiin panostavat ohjelmistoyritykset olisivatkin ideaali kohderyhmä tuotteellemme.

Tiedon kerääminen

Tietoa tarvitaan tällä hetkellä kahdesta eri suunnasta. Ensinnäkin aiheesta tehtyyn tutkimukseen sekä pelillistämiskokemusten kautta syntyneeseen materiaaliin tulisi tutustua huolellisesti. Toiseksi, jotta pelilogiikka on mahdollista muodostaa, tarvitaan dataa ohjelmistoyrityksen tuntikirjanpidoista sekä vastauksia kehittämäämme hyvinvointikyselyyn, joka voidaan täyttää tuntikirjanpidon ohessa. Näitä tuloksia analysoimalla sekä kirjallisuuden kokemukset huomioimalla voimme kehittää pelilogiikan työelämän pelin tukemiseksi. Tiedonhankinnan ensimmäinen vaihe toteutetaan kirjallisuuskatsauksena, jota mahdollisesti tukee asiantuntijahaastattelu. Toisen vaiheen tiedot eli työntekijöiden tunti- ja hyvinvointitiedot puolestaan saamme asiakkaaltamme Avoin.Systemsiltä.

Aikataulusuunnitelma

Tämä projekti toteutetaan kevään 2016 aikana. Aluksi lähestymme asetettuja tavoitteita tutkimalla aiemmin käytössä olleita pelillistämisen keinoja sekä aiheeseen liittyvää kirjallisuutta, ja analysoimalla asiakasyrityksen tarjoamaa dataa työntekijöiden työtunteja ja hyvinvointia koskien. Näiden materiaalien pohjalta suunnittelemme pelimekaniikan työelämän pelillistämiseksi. Lopuksi toteutamme pelistä prototyypin, jota testaamme projektiryhmän sisäisesti ja mahdollisesti myös asiakasyrityksen työntekijöiden kanssa.

Kuvan 1 sisältämästä Gantt-kaaviosta selviää tarkempi aikataulusuunnitelmamme sekä kurssin palautusten että projektin muiden osa-alueiden suhteen.

Kuva 1. Gantt-kaavio, josta ilmenee ryhmän aikataulusuunnitelma projektin suhteen.

Lisäksi eri työtehtäville on suunniteltu käytettäväksi työtunteja kuvan 2 taulukon mukaisesti koko ryhmän kesken.

Kuva 2. Työtuntien käyttö projektissa.

Eri tehtäviin käytettävistä työtunneista tulee yhteensä 1380 tuntia, ja juuri tämän verran kurssilla on arvioitu olevan aikaa kuuden hengen ryhmässä (luennot poislukien).

Ryhmän kokoonpano ja työnjako

Ryhmämme koostuu kuudesta henkilöstä. ja edustamme yhteensä kolmea eri Perustieteiden korkeakoulun linjaa. Projektin alussa olemme sopineet seuraavista vastuualueista:

• Helinä (INF): tiiminvetäjä, raporttien yhtenäisyys, grafiikka
• Tapio (TFM): liiketoimintamallien suunnittelu ja kuvailu, taustatutkimus
• Jesper (TFM): liiketoimintamallien suunnittelu ja kuvailu, tuntikirjanpitodatan ja hyvinvointilomakkeen datan analysointi
• Miika (TIK): blogipostaukset, pelimekaniikan suunnittelu ja kuvailu, käyttöliittymän suunnittelu, pelin arkkitehtuuri ja teknologiat
• Mikko (TIK): pelimekaniikan suunnittelu ja kuvailu, käyttöliittymän suunnittelu, grafiikka, taustatutkimus
• Otso (TIK): pelimekaniikan suunnittelu ja kuvailu, pelin arkkitehtuuri ja teknologiat, testaus, taustatutkimus

Vastuualueiden lisäksi koko tiimi on mukana raporttien materiaalin kokoamisessa sekä tuotteen ideoimisessa ja suunnittelussa.

Viikot 7 ja 8: Vierailu Avoin.Systems:llä ja projektisuunnitelma

Asiakastapaaminen, torstai 18.2.

Kävimme vierailulla Avoin.Systems:in toimistolla. Kävimme Tuomon kanssa läpi projektimme tuotoksia ja materiaalia, josta saimmekin varmasti projektin kannalta hyvää palautetta. Kävimme läpi mm. löytämäämme pelillistämisestä tehtyä tutkimusta sekä esimerkkejä yrityksissä aiemmin tehdyistä pelillistämisistä. Esittelimme myös hahmottelemamme LeanCanvasistamme.

Kävi ilmi, että ainakin markkinointikanaviamme sekä asiakasryhmiämme kannattaa vielä miettiä paremmin. Perinteisten markkinointikanavien, kuten sosiaalisen medial lisäksi meidän esimerkiksi kannattaa miettiä myös erikoisempia ja paremmin huomiota herättäviä kanavia. Arvioimme alussa, että StartUp -yritykset olisivat kokeilunhalukkuutensa puolesta oiva varhainen asiakasryhmä. Toisaalta keskustelussa tuotiin esille, että StartUp:eilla ei todennäköisesti ole aikaa ja resursseja tuotteemme käyttöönottoon ainakaan alkuvaiheessa. Siispä meidän kannattaa kenties kohdentaa ennemmin keskisuuriin yrityksiin, joilla on kenties paremmin resursseja kokeilla uutta.

Lisäksi keskustelimme ideoistamme pelimekaniikkoihin liittyen. Kovin yksityiskohtaisia suunnitelmia meillä ei vielä ollut, mutta läpi käytiin alustavia ideoita esimerkiksi siitä miten tuntikirjanpitoa, työtehtävien editymistä ja kenties jonkinlaista hyvinvoinnin mittaria kuten hyvinvointikyselyn tuloksia tai sykemittarin lukemia voisi yhdistää pelissä edistymiseen tai pelaajan kehittymiseen. Arvioimme, että visuaalisuus vaikuttaa suuresti pelien mielekkyyteen, joten siihen kannattaa projektissamme ja työelämäpelimme suunnittelussa myös panostaa. Ideoita heiteltiin myös esimerkiksi siitä, millainen kartta tai maailma pelissä voisi olla.

Muistiinpanojamme tapaamisesta

Vierailun tuloksena meillä on ainakin käsitys millainen on fyysinen työympäristö, jossa tuotettamme tultaisiin käyttämään. Käyty keskustelu ja saamamme palaute toivottavast ohjaa projektiamme oikeaan suuntaan.

Projektisuunnitelma ja lounastapaaminen

Seuraava tehtävä kurssilla on projektisuunnitelman laatiminen. Tähän liittyen oleellista on hahmotella projektiin liittyvät tehtävät sekä niiden ajoitus, työmäärä ja työnjako. Brainstormausta projektisuunnitelmaan ja tehtäviin liittyen olemme käyneet etänä Telegramin välityksellä, minkä lisäksi pidimme lyhyen lounastapaamisen tänään, torstaina 25.2.

Seuraavan kerran tapaamme tiimin kesken huomenna luennon yhteydessä/jälkeen tavoitteenamme saattaa projektisuunnitelma valmiiksi.

Viikko 7: Tapaaminen ma 15.2.

Maanantain tapaamisessa kävimme läpi aikaansaannoksemme. Kirjallisuuskatsauksen tuloksena huomattiin tutkimusta ja materiaalia olevan paljon, mutta konkreettiset tulokset ja käytännön sovellutukset tuntuivat olevan harvassa. Tutkimuksista saatamme kuitenkin löytää vinkkejä ja neuvoja, joiden avulla onnistumme projektissa.

Tietoa etsittiin yritykssä aiemmin tehdystä pelillistämisistä, mutta aiemmin tehdyt pelillistämiset ovat pääsin keskittyneet johonkin tiettyyn tehtävään. Suuri osa pelillistämisyrityksistä vaikuttaa myös epäonnistuvan, miksi? Voimme ottaa oppia aiemmista yrityksistä välttääksemme saman kohtalon.

Meillä on nyt myös kyselylomake, jolla saamme asiakkaalta informaatiota, jota ei esimerkiksi tuntikirjanpidosta saa selville. Meillä ei esimerkiki ole vielä sykemittareita, joiden avulla voisimme kerätä projektin ja pelin kannalta oleellista informaatiota työntekijöistä, mutta teettämällä viikottaisen kyselyn, voimme saada vastaavaa tietoa.

Pelillistämiskysely

Kävimme läpi tehdyn lean canvas -hahmotelman.

Näiden tehtävien lisäksi kävimme kevyttä keskustelua ja brainstormausta projektista. Pienet softatalot vaikuttavat olevan erittäin otollinen asiakasryhmä, sillä pelillistäminen soveltuu erittäin hyvin ketteriin kehitysmenetelmiin. Mietimme myös miten voisimme parhaiten ottaa huomioon ja edistää työhyvinvointia pelillistämisen avulla.

Viikko 6: Projektin tavoitteet, asiakasprofiili sekä ensimmäinen asiakastapaaminen

Perjantain luento

Perjantain 12.2. luennolla käsiteltiin Lean startup:pia. Hahmottelimme liiketoimintamalliamme - mietimme tavoitteitamme sekä ongelmia, joihin projektimme pyrkii löytämään ratkaisuja. Pohdinnan tuloksena ydingongelmiksi, joihin työelämää pelillistämällä voidaan vastata, hahmottuivat mm. työnteon mielekkyys, tavoitteiden ja tavoitteellisuuden puute sekä mahdollinen työnteon tehottomuus.
Luennolla teimme julisteen jonka avulla esittelimme projektiamme muille ryhmille. Arvioimme toisten ryhmien projekteja, etsimme miinuksia, plussia, epäkohtia sekä esitimme uusia ideoita. Vastaavasti saimme itse palautetta muilta ryhmiltä.

(Juliste: Nimi ja logo. Ydinongelmat ja asiakkaat)
Selvitimme myös mahdollisia asiakasryhmiämme. Ensisijainen asiakkaamme on softatalot ja niissä työskentelevät kehittäjät, designerit, projektipäälliköt, joiden kohdalla pelillistämisestä olisi erityisesti hyötyä ja pelillistämistä on mielekästä soveltaa. Löimme A3-kokoa olevan julisteen potentiaalisesta asiakkaastamme.

(Asiakkaamme: Pekka 31v. Asuu Vantaalla yhdessä avovaimonsa Merin sekä tamagochi Kilppiksen kanssa. Työskentelee Scrum –tiimissä omaa tuotetta kehittelevässä startup-yrityksessä. Harrastaa tietokonepelejä sekä urheilua (pöytäfutis).)
Lisäksi askartelimme foliohattuja ja kehittelimme supervoimia.

Asiakastapaaminen

Luennon jälkeen tapasimme asiakkaamme, Avoin.System edustajan, Tuomo Auran kanssa. Kävimme hieman tarkemmin läpi taustatietoja - millaiseen ympäristöön ja millaiseen tarkoitukseen lähdemme tuotettamme kehittämään. Selvitimme millaisia työtehtäviä Avoin.System:ltä löytyy sekä muuta projektimme kannalta oleellista oleellista tietoa, kuten sitä, miten ajankäyttöä ja tehtävien edistymistä seurataan.
Kerroimme ideoista, joita meillä tähän mennessä on. Esille tulleita ideoita työelämän pelillistämiseksi olivat esimerkiksi palkitseminen hyvin suoritetuista työtehtävistä ja työntekijän kehityksen seuranta. Työntekijän fyysistä vointia voisimme seurata sykemittarilla – pelillistäminen voisi siis olla myös tapa seurata ja parantaa työhyvinvointia. Huolenaiheitakin nousi esille. Pelillistäminen ei saisi sitoa työntekijöitä liikaa. Emme voi esimerkiksi kannustaa työntekijää tekemään liikaa töitä saadakseen paremman sijoituksen pelissä.
Tehtävien jako
Tapaamisen jälkeen sovimme tehtävistä, joita kukin seuraavaan tapaamiseen mennessä suorittaa. Jaettavia tehtäviä olivat kirjallisuuskatsaus aiheeseen, aiempien eri yrityksissä tehtyjen pelillistämisien selvittäminen, kyselylomakkeen luonti asiakkaalle, lean canvas draftin teko sekä blogipostauksen kirjoittaminen.
Seuraava tapaamisemme on maanantaina.

Viikot 5 ja 6: Pelillistämistä ja uusia tuttavuuksia

Projektin aihe ja ensimmäinen tiimitapaaminen

Tiimimme tapasi ensimmäistä kertaa perjantaina 5.2. heti SCI-projektiryhmien muodostumisen jälkeen. Kaikki muut SCIn pääaineet paitsi tuotantotalous saivat edustuksen ryhmästämme infolaisen, fyysikon, matemaatikon ja kolmen tietotekniikan opiskelijan muodossa. Tällainen jakauma onkin hyvä juuri meidän projektiamme ajatellen.

Projektitiimimme (vas.): Otso, Miika, Mikko, Helinä, Jesper ja Tapio

Työmme aiheena on työelämän pelillistäminen (gamification in work life). Aihe tulee Avoin.Systemsiltä, ja yhteyshenkilönämme toimii Tuomo Aura. Projektin keskiössä on kysymys:

Miten pelillistämistä voidaan hyödyntää ohjelmistoalan yrityksissä esimerkiksi kehittäjän ja suunnittelijan rooleille?

Projektin edetessä tavoitteena on suunnitella uusia ideoita ja konsepteja työelämän pelillistämiseen. Näistä ideoista yksi pitäisi myös toteuttaa prototyyppitasolla.

Olimme heti perjantaina yhteydessä Tuomoon, ja sovimme ensimmäisen tapaamisemme viikon päähän, perjantaille 12.2. Silloin pääsemme keskustelemaan vielä tarkemmin projektista, sen suunnasta ja ideoista.

Ryhmäytyminen

Aloitimme yhteisen projektimme tutustumalla toisiimme erilaisten tehtävien kautta. Ensimmäisessä tehtävässä kerroimme muulle ryhmälle itsestämme ja odotuksistamme projektin suhteen sokkona valittujen kuvakorttien avulla. Tämä olikin hauska ja erilainen tapa esittäytyä uusille tuttavuuksille.

Esittelyleikissä käyttämämme postikortit sekä PostIt-muistiinpanoja luennolta.

Toinen tehtävä koetteli heti tiimityöskentelytaitojamme. Meidän piti rakentaa lattialle mahdollisimman korkea torni käyttäen kahtakymmentä A4-kokoista paperiarkkia. Aikaa oli 15 minuuttia. Käytimme alussa aikaa brainstormaukseen, minkä jälkeen kellon tikittäessä ryhdyimme varsinaiseen toteutukseen. Saimme jaettua tehtävät sulavasti niin, että tornin rakentaminen oli mahdollisimman nopeaa ja tehokasta — osa ryhmästä taitteli papereista halutun muotoisia rakennuskappaleita, ja toinen osa kokosi niistä tornia. Tornista tulikin 166 cm korkea, minkä lisäksi se pysyi pystyssä tarpeeksi kauan. Tämä oli oikein hyvä kokemus tiimillemme näin projektin alkuun.

Paperitornimme rakennuskappaleet.

Tiimiprofiilit

Teimme jokaiselle ryhmämme jäsenelle tiimiprofiilit, jossa omaa tiimityöskentelyä arvioitiin seuraavien tyyppien mukaan: selkeyttäjä (clarifier), ideoija (ideator), kehittäjä (developer) ja implementoija (implementer). Ryhmämme tulokset olivat yllättävän tasaisia, kuten alla näkyvästä profiilikuvasta huomataan:

Tiimiprofiileistamme löytyi useita eri malleja. Osa oli selkeästi aktiivisimmillaan selkeytys- ja ideointiprosesseissa, kun taas useat tehostuivat toteutusvaihetta kohti. Tämä voi olla hyväkin, koska silloin ryhmämme pystyy muodostamaan tasapuolisen kokonaisuuden.

Päätimme myös tutkia, millaisen kokonaisuuden tiimiprofiilimme yhdessä muodostavat:

Kuvaaja havainnollistaa, että ryhmästämme löytyy melko tasaisesti kaikkia piirteitä. Näistä kuitenkin selvästi voimakkain piirre on kehittäjä. Seuraavaksi edustetuimpia ovat selkeyttäjä ja implementoija, ja viimeisenä listalla on yllättävästi ideoija. Ryhmämme tulee siis tsempata erityisesti ideoinnin kanssa, jotta saamme projektin tehokkaasti käyntiin ja pääsemme myös varsinaiseen prototyypin kehitykseen asti.

Tuntikirjanpito

Tähän projektikurssiin liittyvä tuntikirjanpito löytyy Google Drivesta: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1h827m-r8Ktpm-kMehYcgaBeqUHxKtvkrjuQEJhF-Ba4/edit?usp=sharing